Deutsche Urkunden zur Vorlage im Ausland, ausländische Urkunden zur Vorlage in Deutschland: In beide Richtungen hängt die Zuständigkeit von der Art der Urkunde, vom Bundesland und vom Sitz der ausstellenden Stelle ab. Das Auswärtige Amt selbst empfiehlt, im Einzelfall beim Aussteller nachzufragen. Wir übernehmen diese Klärung und den gesamten Vorgang.
Und, ebenso wichtig, was sie nicht leistet.
Die Apostille, oft auch Haager Apostille genannt, ist eine Form der Echtheitsbestätigung nach dem Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961. Zwischen den Vertragsstaaten ersetzt sie das aufwendigere Legalisationsverfahren über die Auslandsvertretung.
Bestätigt wird die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in der die unterzeichnende Person gehandelt hat, und gegebenenfalls die Echtheit des Siegels. Die inhaltliche Richtigkeit der Urkunde wird durch die Apostille nicht bestätigt.
Das ist die häufigste Fehlannahme in der Praxis. Eine apostillierte Urkunde ist eine Urkunde, für deren Herkunft mit der Apostille ein standardisierter Echtheitsnachweis vorliegt. Über den Inhalt sagt sie nichts. Ein apostilliertes Hochschulzeugnis ist deshalb kein anerkannter Abschluss; die inhaltliche Anerkennung ist ein eigenes Verfahren.
Privaturkunden wie Arbeitszeugnisse, privatschriftliche Vollmachten oder Verträge sind in ihrer ursprünglichen Form nicht apostillierfähig. Regelmäßig ist zunächst eine notarielle Beglaubigung oder Beurkundung erforderlich; apostilliert wird anschließend der notarielle Vermerk beziehungsweise die notarielle Urkunde.
Eine allgemeingültige Reihenfolge gibt es nicht. Maßgeblich ist, ob die Zielbehörde eine Apostille auf der Ausgangsurkunde verlangt, auf dem Bestätigungsvermerk der Übersetzung, auf beidem oder auf keinem von beidem.
| Anforderung der Zielbehörde | Daraus folgender Ablauf |
|---|---|
| Apostille nur auf der Ausgangsurkunde | Erst apostillieren, dann das vollständige Dokument einschließlich des Apostillenvermerks übersetzen |
| Apostille nur auf dem Bestätigungsvermerk der Übersetzung | Erst übersetzen und bestätigen lassen, dann den Bestätigungsvermerk apostillieren |
| Apostille auf beidem | Ausgangsurkunde apostillieren, vollständig übersetzen, anschließend den Bestätigungsvermerk apostillieren |
| Übersetzung muss im Zielland angefertigt werden | Ausgangsurkunde nur apostillieren, sofern dies ebenfalls verlangt wird; anschließend Übersetzung im Zielland veranlassen |
In Deutschland erteilt keine einzelne Behörde Apostillen. Zuständig ist, je nach Art der Urkunde und ausstellender Stelle, ein Gericht, eine Landesbehörde oder eine Bundesstelle. Das Auswärtige Amt hält ausdrücklich fest, dass die Zuständigkeit in den Bundesländern nicht einheitlich geregelt ist, und empfiehlt, sich im konkreten Fall beim Aussteller der Urkunde zu erkundigen.
Grob gilt: Gerichtliche und notarielle Urkunden fallen in die Zuständigkeit der jeweiligen Justizbehörde, meist des Landgerichts; in einzelnen Bezirken bestehen Sonderzuständigkeiten. Urkunden von Landes- und Kommunalbehörden gehen an eine Landesbehörde, Urkunden von Bundesbehörden an das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten. Das Auswärtige Amt selbst nimmt seit dem 1. Januar 2023 keine Über- oder Endbeglaubigungen mehr vor. Für Urkunden des Deutschen Patent- und Markenamts und des Bundespatentgerichts gilt eine gesonderte Zuständigkeit.
Innerhalb dieser groben Aufteilung wird es unübersichtlich. Zuständigkeiten sind nach Landgerichtsbezirken zugeschnitten und folgen dem Sitz der ausstellenden Stelle, nicht Ihrem Firmensitz. Manche Amtsgerichte beglaubigen ihre eigenen Urkunden selbst. Personenstandsurkunden gehen in mehreren Bundesländern an eine andere Stelle als Bildungsnachweise. Für den Bestätigungsvermerk einer Übersetzung richtet sich die Zuständigkeit nach Landesrecht und kann unter anderem an die Ermächtigung sowie an Wohnsitz oder berufliche Niederlassung des Übersetzers anknüpfen.
Nicht jeder Vorgang läuft über eine Apostille, und nicht jeder Vorgang ohne Apostille läuft über eine Legalisation.
Innerhalb der EU: Nach Artikel 4 in Verbindung mit Artikel 2 der Verordnung (EU) 2016/1191 sind bestimmte öffentliche Urkunden, darunter Personenstandsurkunden, im Verkehr zwischen Mitgliedstaaten von der Apostillepflicht befreit. Zur Urkunde kann ein mehrsprachiges Formular ausgegeben werden, das eine Übersetzung entbehrlich machen kann. Ausnahmsweise kann die Zielbehörde dennoch eine Übersetzung verlangen.
Nicht-Vertragsstaaten: Hier kommt in der Regel das Legalisationsverfahren über die Auslandsvertretung des Ziellandes zum Tragen, üblicherweise mit vorgeschalteter Vorbeglaubigung und gegebenenfalls einer Endbeglaubigung. Es gibt jedoch Abweichungen: bilaterale Abkommen können auf jede Echtheitsbestätigung verzichten, für einzelne Staaten ist die Legalisation ausgesetzt und durch eine Urkundenüberprüfung ersetzt.
Übersetzungen: Eine Apostille auf dem Bestätigungsvermerk einer Übersetzung bestätigt nicht die inhaltliche Richtigkeit der Übersetzung. Sie bestätigt ausschließlich die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft des Unterzeichners und gegebenenfalls die Echtheit eines Siegels oder einer gerichtlichen Bestätigung. Ob die Übersetzung im Zielland anerkannt wird, richtet sich nach den dortigen Anforderungen.
Unsere Kunden sind Unternehmen, Kanzleien, Wirtschaftsprüfungsgesellschaften und Mobility-Dienstleister. Sie beauftragen uns nicht mit einer Übersetzung, sondern mit einem Ergebnis: vorlagefähige Unterlagen, termingerecht, ohne eigenen Verwaltungsaufwand. Ob deutsche Urkunden für eine Entsendung ins Ausland gehen oder ausländische Unterlagen bei einer deutschen Stelle wie der BaFin eingereicht werden.
Ein Urkundenvorgang hat selten nur zwei Beteiligte. Er läuft zwischen Ihrem Haus, mehreren ermächtigten Übersetzern, Gerichten, Landesbehörden, häufig einem Notariat und am Ende einer Stelle im Ausland, die eigene Vorstellungen von der Form hat. Jede dieser Richtungen hat eigene Fristen, eigene Formulare und eigenen Schriftverkehr.
LENNON ist in diesem Geflecht die zentrale Ansprechperson. Wir klären die Anforderungen mit der Zielbehörde, ermitteln die zuständigen deutschen Stellen, beauftragen für jede benötigte Sprache eine entsprechend ermächtigte Übersetzerin oder einen ermächtigten Übersetzer, stellen die Anträge und halten die Terminologie über den gesamten Vorgang einheitlich. Personennamen, Firmierungen, Amts- und Funktionsbezeichnungen lauten am Ende in jedem Dokument gleich, was bei Vorgängen über mehrere Übersetzer sonst regelmäßig auseinanderläuft. Dieselbe Terminologiearbeit liegt unserem englischen Fachlektorat und der Datenaufbereitung für KI-Systeme zugrunde.
Für Sie bleibt eine Ansprechperson, ein Zeitplan, ein Statusbericht und eine Rechnung. Sie erfahren, wo der Vorgang steht, ohne bei drei Behörden nachfragen zu müssen.
Eine zur Vorlage bei Gerichten oder Behörden bestimmte bescheinigte Übersetzung wird von Übersetzerinnen oder Übersetzern angefertigt, die nach den Vorschriften eines Landes für die betreffende Sprache ermächtigt, öffentlich bestellt oder entsprechend gleichgestellt sind. Unser eigenes Fachgebiet ist Deutsch und Englisch; für andere Sprachen beauftragen wir entsprechend ermächtigte Kolleginnen und Kollegen. Am Ablauf für Sie ändert das nichts.
Die Punkte, an denen Vorgänge in der Praxis scheitern.
Die Apostille, auch Haager Apostille genannt, ist eine standardisierte Echtheitsbestätigung nach dem Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961. Zwischen den Vertragsstaaten ersetzt sie das aufwendigere Legalisationsverfahren über die Auslandsvertretung. Bestätigt werden die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft der unterzeichnenden Person und gegebenenfalls die Echtheit des Siegels, nicht jedoch der Inhalt der Urkunde.
Eine Apostille beantragen Sie bei der für die jeweilige Urkunde zuständigen deutschen Stelle, in der Regel schriftlich und häufig mit einem eigenen Antragsformular. Welche Stelle das ist, hängt von der Art der Urkunde und der ausstellenden Behörde ab; eine zentrale Apostillestelle gibt es in Deutschland nicht. Da Zuständigkeiten nach Bundesland und Gerichtsbezirk unterschiedlich zugeschnitten sind, klären wir diese Frage zu Beginn eines Vorgangs, bevor Unterlagen versendet werden.
Die Kosten einer Apostille fallen je Urkunde an und werden von der jeweils zuständigen Stelle nach eigenen Gebührenregelungen erhoben, sodass sie zwischen Gerichten, Landesbehörden und Bundesstellen abweicht. Bei einem Vorgang mit mehreren Urkunden summieren sich diese Einzelgebühren, hinzu kommen Übersetzung, Versand und gegebenenfalls notarielle Beglaubigung. Für Ihren konkreten Vorgang nennen wir die zu erwartenden Positionen vorab.
Der Begriff wird von den Behörden nicht einheitlich verwendet. Das Auswärtige Amt bezeichnet als Überbeglaubigung beziehungsweise Endbeglaubigung eine weitere Beglaubigung innerhalb des Legalisationsverfahrens. Andere Stellen verwenden Überbeglaubigung als Oberbegriff, der Apostille und Legalisation umfasst; entsprechend heißen manche Antragsformulare der Gerichte „Antrag auf Überbeglaubigung". Wir arbeiten deshalb mit den jeweils präzisen Begriffen: Apostille, Vorbeglaubigung, Endbeglaubigung und Legalisation.
Nein. Die Apostille bestätigt die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft der unterzeichnenden Person und die Echtheit des Siegels. Über den Inhalt sagt sie nichts aus. Ein apostilliertes Hochschulzeugnis ist deshalb kein anerkannter Abschluss; die inhaltliche Anerkennung ist ein eigenes Verfahren.
Das richtet sich nach der Zielbehörde. Verlangt sie eine Apostille auf der deutschen Ausgangsurkunde, wird diese in aller Regel vor der Übersetzung eingeholt, damit die Übersetzung den Apostillenvermerk mit umfasst. Verlangt sie zusätzlich oder ausschließlich eine Apostille auf dem Bestätigungsvermerk der Übersetzung, ergibt sich ein anderer Ablauf. Eine allgemeingültige Reihenfolge gibt es nicht, weshalb wir diese Frage vor Beginn eines Vorgangs klären.
Das hängt von der Art der Urkunde und der ausstellenden Stelle ab. Gerichtliche und notarielle Urkunden fallen in die Zuständigkeit der jeweiligen Justizbehörde, meist des Landgerichts, wobei in einzelnen Bezirken Sonderzuständigkeiten bestehen. Urkunden von Landes- und Kommunalbehörden gehen an eine Landesbehörde, Urkunden von Bundesbehörden an das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten. Das Auswärtige Amt weist ausdrücklich darauf hin, dass die Zuständigkeit in den Bundesländern nicht einheitlich geregelt ist, und empfiehlt eine Rückfrage beim Aussteller der Urkunde.
Nein. Die Apostille setzt eine öffentliche Urkunde voraus. Privaturkunden wie Arbeitszeugnisse, privatschriftliche Vollmachten oder Verträge sind in ihrer ursprünglichen Form nicht apostillierfähig. Regelmäßig ist zunächst eine notarielle Beglaubigung oder Beurkundung erforderlich; apostilliert wird anschließend der notarielle Vermerk beziehungsweise die notarielle Urkunde. Dieser Zwischenschritt wird häufig übersehen und kostet dann Zeit.
Nach Artikel 4 in Verbindung mit Artikel 2 der Verordnung (EU) 2016/1191 sind bestimmte öffentliche Urkunden, darunter Personenstandsurkunden, im Verkehr zwischen EU-Mitgliedstaaten von der Apostillepflicht befreit. Zur Urkunde kann ein mehrsprachiges Formular ausgegeben werden, das eine Übersetzung entbehrlich machen kann; ausnahmsweise kann die Zielbehörde dennoch eine Übersetzung verlangen. Bei Entsendungen innerhalb der EU lässt sich damit häufig erheblicher Aufwand vermeiden.
Für deutsche Urkunden, die in Deutschland verwendet werden, ist keine Apostille oder Legalisation erforderlich. Bei ausländischen Urkunden zur Verwendung in Deutschland kann dagegen eine Apostille auf dem ausländischen Original oder eine andere Echtheitsprüfung verlangt werden; diese wird im Herkunftsstaat erteilt.
In aller Regel nicht mehr. Die Volksrepublik China ist dem Haager Übereinkommen beigetreten, das Übereinkommen ist dort seit dem 7. November 2023 in Kraft. Seither dient die Apostille als Echtheitsnachweis. Viele deutschsprachige Anleitungen sind an diesem Punkt nicht aktualisiert. Da sich der Kreis der Vertragsstaaten laufend verändert, prüfen wir den Stand zu Beginn jedes Vorgangs.
Eine zur Vorlage bei Gerichten oder Behörden bestimmte bescheinigte Übersetzung wird von Übersetzerinnen oder Übersetzern angefertigt, die nach den Vorschriften eines Landes für die betreffende Sprache ermächtigt, öffentlich bestellt oder entsprechend gleichgestellt sind. Die Bezeichnung unterscheidet sich je nach Bundesland. Der Übersetzer versieht die Übersetzung mit einem Bestätigungsvermerk, Stempel und Unterschrift. Ob die Übersetzung im Zielland ohne weitere Förmlichkeit anerkannt wird, richtet sich nach den dortigen Anforderungen.
Die Übersetzung ist selten der Engpass. Bestimmend sind die Bearbeitungszeiten der beteiligten Behörden, bei Nicht-Vertragsstaaten zusätzlich die der Auslandsvertretung. Diese schwanken erheblich nach Stelle, Bundesland und Jahreszeit, und Anträge sind vielfach ausschließlich schriftlich möglich. Wir nennen zu Beginn eines Vorgangs einen belastbaren Zeitrahmen und melden Abweichungen, sobald sie absehbar sind.
Wir arbeiten für Unternehmen, Kanzleien und Dienstleister und bearbeiten überwiegend zusammenhängende Vorgänge mit mehreren Dokumenten. Der Mindestauftragswert beträgt 200 EUR netto. Für einzelne Privaturkunden sind wir deshalb selten der passende Anbieter; hier ist eine ermächtigte Übersetzerin oder ein ermächtigter Übersetzer vor Ort in der Regel schneller und günstiger.
Zielland, Art der Urkunden und Termin genügen für eine erste Einschätzung. Wir melden uns noch am selben Werktag.
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